ایرانیانی که در کانادا زندگی می‌کنند و به گذرنامه‌ی جدید یا تمدیدشده نیاز دارند، معمولاً با یک واقعیت روبه‌رو می‌شوند: ایران در حال حاضر هیچ سفارت یا کنسولگری فعالی در کانادا ندارد و روابط دیپلماتیک دو کشور همچنان قطع است. در نتیجه، این کار باید از طریق یکی از دو کانال خارج از کانادا پیگیری شود: نمایندگی حافظ منافع ایران در واشنگتن دی‌سی، یا سفارت ایران در مکزیکوسیتی. این دو مسیر شباهت‌های زیادی دارند، اما در جزئیاتی مثل زمان‌بندی، هزینه و نحوه‌ی ارسال مدارک تفاوت‌هایی هم دارند که دانستن آن‌ها پیش از شروع کار کمک می‌کند.
چرا این دو مسیر مشخص؟
از سال ۲۰۱۲ که کانادا سفارت خود را در تهران بست و ایران نیز به‌تبع آن نمایندگی خود در اتاوا را تعطیل کرد، هیچ‌کدام از دو کشور نمایندگی دیپلماتیک فعالی در خاک دیگری ندارد و تا امروز نیز این وضعیت ادامه دارد. آمریکا نیز از سال ۱۹۸۰ روابط رسمی با ایران ندارد، اما به‌جای نمایندگی مستقل، امور کنسولی ایرانیان در آمریکا از طریق «نمایندگی حافظ منافع ایران» که در ساختمان سفارت پاکستان در واشنگتن مستقر است انجام می‌شود؛ همین نمایندگی رسماً امور ایرانیان مقیم کانادا را نیز پوشش می‌دهد. از سوی دیگر، ایران و مکزیک روابط دیپلماتیک کامل دارند و سفارت ایران در مکزیکوسیتی به‌صورت یک سفارت معمولی و تمام‌عیار فعالیت می‌کند؛ به همین دلیل بسیاری از ایرانیان مقیم کانادا و آمریکا نیز مدارک خود را از طریق این سفارت پیگیری می‌کنند.
مسیر واشنگتن؛ نمایندگی حافظ منافع ایران
در این مسیر، نخستین قدم ثبت‌نام در سامانه‌ی میخک و دریافت کد رهگیری است. پس از آن، مدارک به همراه یک حواله‌ی دلاری (Money Order) به نام «Embassy of Pakistan» با پست به آدرس نمایندگی در واشنگتن ارسال می‌شود. بر اساس اطلاعات موجود، بررسی اولیه‌ی مدارک نزدیک به یک تا دو هفته زمان می‌برد و صدور نهایی گذرنامه چند هفته‌ی دیگر طول می‌کشد؛ به این ترتیب کل فرایند از ارسال تا دریافت گذرنامه معمولاً حدود چهار تا شش هفته به طول می‌انجامد. پذیرش حضوری تنها با وقت قبلی و در روزهای محدودی از هفته انجام می‌شود، به همین دلیل تقریباً همه‌ی درخواست‌های ایرانیان مقیم کانادا به‌صورت پستی پیگیری می‌شود. با توجه به حجم بالای پرونده‌های ایرانیان مقیم آمریکا و کانادا که هم‌زمان به این نمایندگی ارسال می‌شود، تأخیر در بررسی مدارک در برخی دوره‌ها دور از انتظار نیست.
مسیر مکزیکوسیتی؛ سفارت کامل ایران
در این مسیر نیز ثبت‌نام در سامانه‌ی میخک و دریافت کد رهگیری الزامی است. بخش کنسولی سفارت ایران در مکزیکوسیتی برای پیگیری امور ایرانیان مقیم کانادا و آمریکا یک کانال تلگرامی رسمی دارد که در آن فهرست دقیق مدارک (از جمله فرم آدرس، تصویر صفحه‌ی اول گذرنامه، فیش‌های واریزی، یک ویدئوی احراز هویت به همراه گذرنامه و شناسنامه، و عکس پرسنلی با مشخصات مشخص) و نحوه‌ی ارسال آن‌ها اعلام می‌شود؛ جالب اینکه اگر کسی هنگام ثبت‌نام در میخک به‌اشتباه «نمایندگی کانادا» را انتخاب کرده باشد، پرونده بدون نیاز به ثبت‌نام دوباره به نمایندگی مکزیکوسیتی منتقل می‌شود. طبق همین کانال، هزینه‌ی صدور هر گذرنامه ۱۳۸ یورو و هزینه‌ی ارسال پستی آن ۷۰ یورو است، و پس از تکمیل‌شدن مدارک، گذرنامه طی سه تا شش روز کاری از طریق پست به آدرس متقاضی می‌رسد؛ هرچند این ۳ تا ۶ روز فقط مدت زمان ارسال پستی پس از آماده‌شدن گذرنامه است و بازه‌ی کلی از ثبت مدارک تا آماده‌شدن گذرنامه به‌طور رسمی اعلام نشده. برای کسی که می‌خواهد این کار را به‌صورت حضوری در مکزیک انجام دهد نیز نکته‌ی مهمی وجود دارد: پاسپورت ایرانی جزو پاسپورت‌های معاف از ویزای مکزیک نیست، یعنی پیش از هر برنامه‌ریزی برای سفر حضوری، باید جداگانه برای اخذ ویزای مکزیک اقدام کرد که خود هزینه و زمان اضافه‌ای به همراه دارد.
کدام مسیر مناسب‌تر است؟
برای اکثر ایرانیان مقیم کانادا که فقط به‌دنبال تمدید یا صدور گذرنامه هستند و قصد سفر به مکزیک یا آمریکا را ندارند، هر دو مسیر به روش پستی و بدون نیاز به هیچ سفر یا ویزایی قابل‌انجام است. مسیر واشنگتن به‌دلیل قدمت و حجم بیشتر پرونده‌هایی که سال‌هاست از کانادا به آن ارسال می‌شود، مسیر رایج‌تر و شناخته‌شده‌تر بین ایرانیان مقیم کانادا است؛ همین شناخته‌شدگی باعث می‌شود اطلاعات و تجربه‌ی افراد دیگر درباره‌ی آن راحت‌تر پیدا شود. مسیر مکزیکوسیتی، در مقابل، کمتر استفاده می‌شود اما چون یک سفارت کامل است نه صرفاً یک نمایندگی محدود، امکان پیگیری مستقیم‌تر (برای نمونه از طریق ایمیل رسمی سفارت) را فراهم می‌کند. مسیر مکزیکوسیتی زمانی برتری روشن‌تری پیدا می‌کند که فرد به هر دلیل دیگری، جدا از موضوع گذرنامه، قصد سفر به مکزیک را دارد و می‌خواهد کار گذرنامه را هم به‌طور حضوری و هم‌زمان با آن سفر انجام دهد؛ در غیر این صورت، هزینه و زمان اضافه‌ی گرفتن ویزای مکزیک صرفاً برای همین کار، آن را برای اغلب افراد نسبت به مسیر پستی واشنگتن کم‌صرفه‌تر می‌کند.
مدارک موردنیاز در هر دو مسیر
صرف‌نظر از مسیر انتخابی، مدارک پایه تقریباً یکسان است: نسخه‌ای از گذرنامه‌ی قبلی، کارت ملی و شناسنامه، یک قطعه عکس جدید با زمینه‌ی سفید و بدون عینک، کد رهگیری سامانه‌ی میخک، و برای آقایان بین ۱۸ تا ۵۰ سال مدرک پایان خدمت یا معافیت. برای بانوان متأهل نیز معمولاً فرم رضایت همسر برای اخذ گذرنامه لازم است. چون فهرست دقیق مدارک بسته به وضعیت هر فرد، مانند داشتن یا نداشتن تابعیت دوگانه، می‌تواند تغییر کند، بهتر است پیش از ارسال مدارک، فهرست به‌روز را مستقیماً از سامانه‌ی میخک یا نمایندگی موردنظر دریافت کرد.
سؤالات متداول
آیا حتماً باید در سامانه‌ی میخک ثبت‌نام کرد؟
بله، در هر دو مسیر ثبت‌نام در سامانه‌ی میخک و دریافت کد رهگیری نخستین و اجباری‌ترین قدم است و بدون آن هیچ‌کدام از دو نمایندگی مدارک را بررسی نمی‌کنند.
هزینه‌ی این دو مسیر چقدر تفاوت دارد؟
نمایندگی واشنگتن فهرست هزینه‌ی رسمی خود را منتشر کرده است: صدور یا تمدید معمول گذرنامه برای افراد بالای دو سال (غیر از موارد خاصی مثل تابعیت دوگانه یا پناهندگی) ۱۴۴ دلار آمریکا به‌علاوه‌ی ۴۰ دلار هزینه‌ی پست بازگشت مدارک است. سفارت مکزیکوسیتی هزینه‌ی خود را به یورو دریافت می‌کند که طبق اطلاعیه‌های همین سفارت ۱۳۸ یورو برای گذرنامه به‌علاوه‌ی ۷۰ یورو هزینه‌ی پستی است. چون این دو رقم با دو واحد پول متفاوت (دلار در برابر یورو) اعلام شده، مقایسه‌ی مستقیم آن‌ها به نرخ تبدیل روز بستگی دارد؛ بنابراین بهتر است پیش از تصمیم‌گیری، هزینه‌ی نهایی را بر اساس نرخ ارز روز محاسبه کرد.
اگر پرونده فوریت داشته باشد چه باید کرد؟
هیچ‌کدام از این دو نمایندگی امکان صدور فوری یا اضطراری ندارند. برای مواردی که واقعاً فوریت دارد، مسیرهایی مانند پیگیری از طریق نماینده در ایران می‌تواند بسیار سریع‌تر باشد، هرچند شرایط خاص خودش را دارد و باید جداگانه بررسی شود.
فرم‌های رسمی و فهرست هزینه
نمایندگی حافظ منافع ایران در واشنگتن، مخزنی از فرم‌های رسمی خود را به‌صورت آنلاین در دسترس گذاشته است. برای شروع کار از مسیر واشنگتن، دو سند زیر معمولاً موردنیاز هستند:
- فرم ۰۰۱ – پرسشنامه‌ی عمومی گذرنامه (برای اولین گذرنامه، تمدید، تعویض، گذرنامه‌ی مفقودی یا مخدوش‌شده و مواردی از این دست)
- فهرست هزینه‌ی خدمات کنسولی (فهرست کامل و رسمی مبالغ به دلار آمریکا برای انواع خدمات، از جمله گذرنامه)
این دو سند مستقیماً از سایت رسمی نمایندگی واشنگتن (daftar.org) گرفته شده‌اند و ممکن است در آینده به‌روزرسانی شوند؛ برای اطمینان از آخرین نسخه، همیشه بهتر است پیش از تکمیل، خود صفحه را مجدداً بررسی کرد. سفارت مکزیکوسیتی فرم مشابهی را به این شکل عمومی منتشر نکرده و مدارک موردنیاز آن را باید مستقیماً از طریق کانال رسمی این سفارت (تلگرام یا ایمیل) درخواست کرد.
منابع و تاریخ بازبینی
اطلاعات این مطلب بر اساس صفحه‌ی رسمی سفارت ایران در مکزیکوسیتی (کانال تلگرام رسمی این سفارت)، مخزن فرم‌ها و فهرست هزینه‌ی رسمی سایت نمایندگی حافظ منافع ایران در واشنگتن (daftar.org)، و راهنماهای عمومی سامانه‌ی میخک تهیه و در تاریخ انتشار این مطلب بازبینی شده است. چون هزینه‌ها، ساعات کاری و جزئیات رویه‌ای این نمایندگی‌ها می‌تواند بدون اطلاع قبلی تغییر کند، پیش از هر اقدام باید آخرین اطلاعات مستقیماً از سامانه‌ی میخک یا نمایندگی موردنظر گرفته شود. این مطلب راهنمای عمومی است و جایگزین مشاوره‌ی حقوقی برای پرونده‌ی خاص هر فرد نیست.